Préambule

La Commune de Bagnères de Luchon s’inscrit dans une démarche d’engagements réciproques « Commune-Associations » et décide de proposer à ses partenaires associatifs la formalisation de leur relation par la signature d’une « Charte de la vie associative », en s’appuyant sur le texte national et en reprenant les éléments et principes fondamentaux.

La vie associative dans toute sa diversité est fortement développée dans notre commune. Les associations sont un acteur fondamental de la vie locale grâce notamment à l’engagement citoyen collectif.

Depuis longtemps, la municipalité de Luchon et les associations s’associent dans la réalisation de multiples projets.

Cette charte n’a pas pour objet de définir une fois pour toutes les valeurs, les objectifs partagés, de figer ces relations, ni de les enfermer dans un cadre indépassable.

Bien au contraire, elle constitue un point d’appui pour approfondir, enrichir les relations entre la Commune de Bagnères de Luchon et les associations.

Elle pourra évoluer après les évaluations régulières auxquelles elle donnera lieu. En adhérant à cette charte, la municipalité et les associations signataires prennent des engagements réciproques, réaffirment solennellement les valeurs auxquelles elles sont profondément attachées et qu’elles partagent et qui expriment ainsi la volonté de renforcer leur partenariat et de se reconnaitre mutuellement comme de véritables partenaires.

Un tel partenariat implique respect, dialogue attentif et communication sincère et transparente. Lorsque cela est utile, le partenariat doit avoir, association par association, un contenu opérationnel, qui se traduit par des contacts, des échanges et des rencontres et peut reposer aussi sur le principe du contrat.

La municipalité et les associations ont en commun la volonté de participer activement à la vie locale. Elles interviennent en complémentarité, chacune avec ses caractéristiques propres.

La commune et les associations ont des missions spécifiques et des moyens d’intervention qui ne se confondent pas.

Cette charte doit garantir l’indépendance de toutes les associations vis-à-vis de la commune. Elle n’exclut pas la cosignature de conventions de partenariat ou d’objectifs plus précises et spécifiques.

Principes partagés

• La Charte est un engagement moral entre les associations et la collectivité locale. La Municipalité considère chaque association signataire comme un partenaire, mais aussi comme une force de proposition, l’un des relais potentiels entre les habitants et leurs élus.
• La Charte concerne les associations déclarées en préfecture ou sous-préfecture et régies par la Loi de 1901 dont la caractéristique est : d’être des structures juridiques constituées à but non lucratif, non seulement dans leurs statuts mais aussi dans leurs pratiques et d’avoir un projet d’activité qui participe réellement à la création et au développement du lien social et à l’engagement citoyen collectif.
• La charte concerne les associations Luchonnaises et non Luchonnaises dont l’activité et/ou la manifestation a vocation à faire briller le territoire luchonnais.
• Ainsi, les associations luchonnaises bénéficiant du soutien de la commune s’engagent à participer au forum des associations et à la Fête des Fleurs (structure à fleurir ou autre action) ;

 

II.1- Engagements de la commune

Dans le cadre de cette charte, la municipalité s’engage à apporter à toute association contribuant à l’animation et à la vie de la commune, dans la mesure des moyens disponibles, et en fonction des demandes et des besoins, un soutien pouvant être moral, financier ou en nature.

 

A) Par soutien moral, on entend à la fois la diffusion d’informations concernant l’association et la présence de membres de la municipalité aux manifestations organisées.

• Pour promouvoir les actions des associations, la commune met à leur disposition les moyens de communication suivants :
• La fête des associations organisée une fois par an,
• L’information sur le site internet et autres supports numériques de la ville pour annoncer les manifestations,
• Tout autre moyen de communication municipal (panneau d’affichage, bulletin municipal…)
• Le service imprimerie (conception-tirage)
• Le service animations de la ville de Luchon et le personnel dédié.
• B) Par soutien financier, on entend une contribution financière qui se décline comme suit :
• la subvention annuelle de fonctionnement, aide financière de la commune à l’exercice de l’activité ou des activités courantes de l’association,
• la subvention exceptionnelle d’aide à un projet ponctuel (réalisation spécifique ou opération particulière projetée dans l’année et non prévisible lors de l’élaboration du budget prévisionnel).
• Une subvention ne constitue en aucun cas un droit acquis pour une association.
• L’association doit avoir pour principe l’autonomie financière grâce à ses cotisations, dons ou ressources propres. Dans le respect de cette indépendance absolue, la commune n’est pas tenue de verser une subvention.
• Si elle le fait pour soutenir un projet, des actions ponctuelles ou régulières, elle reste libre de reconduire ou non, tout ou partie du soutien accordé. En tout état de cause, la subvention accordée ne devrait pas dépasser 25% du total des recettes de l’association, sauf cas particuliers.
• La demande de subvention est assujettie à une demande écrite. Chaque année, un dossier de demande de subvention est tenu à disposition des associations par le service des associations et libre d’accès sur le site municipal, onglet Associations. Chaque association concernée est tenue de le remettre dans les délais impartis.
• Tout dossier incomplet sera jugé irrecevable, sauf dérogation justifiée à titre exceptionnel.
• La mairie peut être amenée à réclamer la communication de tout document justifiant l’aide financière accordée (article L1611-4 du CGCT).

 

C) Par soutien en nature, on entend la mise à disposition de locaux, le prêt de matériels et l’aide du personnel communal pour prêter main forte aux membres de l’association.

 

C.1- Les locaux municipaux

• La commune de Luchon dispose de locaux pour organiser des activités mis à disposition des associations sous conditions. La demande d’occupation est instruite chaque année en septembre. Une convention d’occupation d’équipement municipal est alors conclue entre la municipalité et l’association.
•  La commune de Luchon dispose également de locaux pour organiser des évènements ou des animations. Les demandes sont instruites en fin d’année et donne lieu à un conventionnement.
• Il est rappelé à tous les responsables d’associations la nécessité pour leurs adhérents de respecter le matériel et la propreté des locaux communaux, afin qu’ils puissent être utilisés par le plus grand nombre et dans les meilleures conditions possibles (mutualisation des équipements).

 

C.2- Modalités de mise à disposition de locaux pour évènements, animations ou activités.

• L’utilisation doit être sollicitée auprès du service des Associations au plus tôt et au minimum 15jours ouvrables pour une activité et 45 jours ouvrables avant une manifestation.
• Les conditions d’utilisation (durée, débits de boissons temporaire, obligation d’assurance, état des lieux, sécurité, hygiène) doivent respecter les principes décrits dans le règlement d’utilisation des salles municipales.
• Aucune demande ne peut être considérée comme acceptée tant que l’élu en charge du dossier n’a pas donné son accord écrit.
• Il est rappelé qu’aucun responsable d’association n’a d’autorité hiérarchique sur le personnel communal.

 

II.2 – Engagement des associations

• Les associations signataires de la Charte sont attachées au fonctionnement démocratique de leurs structures conformément à leurs statuts, notamment en organisant régulièrement l’élection de leurs instances.
• Elles s’engagent à rechercher, autant que la nature de leurs projets le permet, une participation et une implication le plus large possible de leurs publics et des habitants. Elles s’engagent à développer la formation de leurs représentants, de leurs bénévoles et de leurs salariés.
• L’association reconnaît explicitement que les aides indirectes (prêt de matériel, de salles, l’aide à la communication…) sont autant de soutiens de la commune, car ils représentent un coût pour la collectivité.
• Afin de permettre à la municipalité d’apporter un soutien correspondant le plus possible aux vœux des associations, dans les meilleures conditions possibles d’efficacité et de sérénité, celles-ci s’engagent, en adhérant à la présente charte, et en ayant pris soin de signer le récépissé lié à cet effet, à faire preuve de transparence, d’organisation, d’autonomie et de responsabilité.

 

Transparence

• Par transparence, on entend que chaque association s’engage :
• A remettre à la mairie lors de sa constitution ou à la signature de cette charte, la copie actualisée de ses statuts, de la composition de ses organes de direction et de leurs modifications tels que déclarés en Préfecture ;
• A autoriser la mairie à diffuser tous renseignements la concernant sur tous les documents municipaux et sur son site Internet ;
• A indiquer à la commune le nom l’adresse, le numéro de téléphone et l’adresse courriel de son correspondant ;
• A respecter les procédures de demandes de subvention de la mairie, en fournissant notamment le bilan moral et financier et les autres pièces justificatives, décrites dans le règlement d’attribution des subventions, y compris le dernier relevé de compte, en faisant apparaître dans ses bilans les apports de la municipalité (subventions et/ou avantages en nature),
• A fournir à la mairie une copie du récépissé d’assurance « Responsabilité Civile et risques locatifs », dans le cadre de son activité, mais aussi principalement lors de manifestations ;
• A respecter les locaux et le matériel appartenant à la Commune,
• A s’assurer de l’utilisation de chaque créneau horaire par un nombre minimum de personnes, en rapport avec la capacité d’accueil de l’installation ; à exclure toute utilisation par des tiers à des fins lucratives des installations mises à leur disposition ;
• A favoriser l’adhésion des luchonnais sans aucune discrimination ;
• A rendre lisible leur projet associatif, leurs activités, leur organisation et leur fonctionnement ;
• Que leurs demandes d’aide à la municipalité soient sincères et en conformité, quantitativement et qualitativement, avec leur projet associatif et avec leurs actions ;
• A mettre en valeur le bénévolat ;
• Les associations qui ne demandent que des aides en nature doivent renseigner la fiche signalétique jointe à cette charte,
• A porter à la connaissance de leurs adhérents le contenu de la présente charte dans un souci d’information

 

Organisation

• Par organisation, on entend que les demandes de soutien (organisation de manifestation, demande de prêt de salle ou de matériel) soient adressées à M. Le Maire dans des délais raisonnables (45 jours ouvrables avant une manifestation) et soient compatibles avec l’organisation de l’activité des services municipaux.

 

Autonomie et responsabilité

• Par autonomie et responsabilité, on entend la capacité à assurer ses engagements vis-à-vis de tiers, en évitant, notamment, de créer des confusions entre les engagements de l’association et ceux relevant éventuellement de la municipalité. L’association devra respecter et faire respecter en tous points le règlement intérieur affiché dans les salles.

 

Respect de l’argent public

• Ce principe relève autant d’un état d’esprit et d’un sens de civisme que d’une règle stricte ;
• L’utilisateur doit assurer l’ouverture et la fermeture des portes et volets, de la lumière, de l’eau, du chauffage ;
• Le Président de l’association ou son représentant signalera sans délai, par courriel ou par courrier adressé au service des Associations toute anomalie ou problème constaté dans les locaux ;
• Il est fait interdiction de manipuler les installations techniques lors de l’organisation d’une manifestation (trappes d’aération ou de ventilation…) ;
• L’association doit avoir à l’esprit l’utilisation des fonds publics (coût de la mise à disposition du personnel, travail supplémentaire…) ;
• Dans le respect des préoccupations de développement durable, l’utilisateur doit avoir constamment une attitude citoyenne responsable, respectueuse et solidaire.

 

Respect des autres associations et de la vie locale

• Par respect des autres associations, on entend participer autant que possible aux autres manifestations, dialoguer, collaborer et bien-vivre ensemble.
• Il est également nécessaire de prendre en compte et respecter la vie locale de Luchon, notamment lorsque la manifestation a lieu sur le domaine public et peut perturber l’activité commerciale de la ville.
• Privilégier le commerce local c’est d’abord un geste de solidarité envers les commerçants et les producteurs d’ici mais c’est aussi un geste à portée sociale économique et écologique.

 

Occupation du domaine public par les associations lors des manifestations

• Toute occupation du domaine public est soumise à autorisation municipale. La demande de fermeture et/ou de déviation de ces espaces est à adresser par écrit à M. le Maire, 45 jours avant une manifestation afin de prendre un arrêté municipal.

 

Communication

G.1 – Établissement du Calendrier des manifestations annuelles :

• Chaque association est invitée et s’engage à être présente (Président ou son représentant) aux deux réunions qui sont organisées par la Mairie de Luchon :  l’une en fin d’année, pour présenter le calendrier des festivités pour l’année à venir, l’autre en juin pour présenter le planning d’occupation annuel des salles municipales (gymnase, espace Nelson Mandela) pour les activités physiques et de loisirs et arbitrer si nécessaire.

 

G.2 – Informations promotionnelles

• La commune prévoit de valoriser les animations organisées par les associations par des espaces de communication dédiés à cet effet: site internet , page Facebook , panneaux lumineux et potentiellement sur le bulletin municipal.

 

G.3 – Utilisation du logo de la Mairie

• L’association s’engage à apposer le logo et à respecter la charte graphique de la Mairie sur tous les moyens de communication qu’elle utilisera pour les annonces des manifestations qu’elle organise.  Pour toute communication engageant la Mairie, l’association doit demander le fichier en format jpeg, tif ou pdf auprès de l’imprimerie municipale.

 

G.4 – Service Imprimerie municipale

• La demande de travaux d’imprimerie est à retirer aux services des Associations ou des Sports ou sur le site internet de la Mairie de Luchon et à transmettre 45 jours avant l’évènement au service concerné. Elle doit être accompagnée de son visuel papier afin que l’élu prenne connaissance du projet à priori.
• Chaque association s’engage à préparer son support de communication. Il est nécessaire de prévoir l’emplacement pour insérer le logo de la Ville.
• Dans le cas de la nécessité d’une assistance technique pour la réalisation de la maquette, l’association doit contacter le service imprimerie afin de prendre un rendez-vous avec l’agent (standard Mairie : 05.61.94.68.68).
• Les visuels devront respecter le Code de la propriété intellectuelle. La responsabilité du demandeur est engagée pour tout préjudice éventuel.  Le demandeur s’engage à contrôler relire et corriger « le Bon à Tirer ». La Mairie de Bagnères de Luchon ne sera en aucun cas tenue comme responsable. Chaque association s’engage à fournir le support (ramettes papier maximum format A3) nécessaire pour sa communication.
• Chaque association pourra utiliser ce service dans la limite des tirages annuels
• Noir : dans la limite de 500 exemplaires format A3 recto-verso
• Couleur : dans la limite de 250 exemplaires format A3 recto-verso

 

G.5 – Communication Mairie/Associations

• Chaque association s’engage (même si son siège social est localisé à la Mairie) à se faire adresser le courrier au domicile de son Président ou de son secrétaire.
• La Mairie de Bagnères de Luchon (par l’intermédiaire de son service Animations et Sports) s’engage à organiser dans le courant du mois de septembre une Fête (ou Forum) des associations dont l’objectif est de présenter leurs activités.

 

G.6 – Invitations et assemblée générale

• le Maire et/ou l’élu en charge des associations a la possibilité d’assister par invitation aux Assemblées Générales.