Mairie de Luchon – Offre d’emploi pour un agent administratif polyvalent

AGENT ADMINISTRATIF POLYVALENT

Accueil Mairie, État civil, titres de civilité, cimetières, archives

Equipe de 3 agents.

Interlocuteurs : usagers, préfecture, INSEE, pompes funèbres, autres collectivités…

 

MISSIONS – ACTIVITÉS

 

ACCUEIL -ÉTAT CIVIL :

Gérer des demandes de cartes d’identité et passeports.

Accueil et information du public (en physique et au téléphone).

Réceptionner les mails externes.

Affranchir et enregistrer le courrier.

Être en surveillance des stocks de matériels et fournitures indispensables au service (AR à disposition pour les envois en recommandés).

Actualiser l’affichage, les informations mises à disposition du public.

Réceptionner les demandes d’inscription sur les listes électorales.

Gérer le suivi des deux véhicules de service.

 

CIMETIÈRE :

Mettre à jour les registres des personnes inhumées (caveaux, cavurnes, columbarium).

Assurer le suivi des concessions funéraires (repérage des concessions échues ; suivi des formalités des renouvellement, recherches d’ayants droits, préparation des renouvellement, suivi des reprises de concessions etc.).

Participer à la gestion des cimetières, préparer des documents, des plans, assurer le suivi des demandes.

Répondre aux demandes du public concernant les demandes d’ouverture des caveaux en lien avec les pompes funèbres Pyrénées Haut Garonnaises et recenser à cette occasion les personnes inhumées.

 

ARCHIVES :

Assurer la suppléance de l’Archiviste.

Contrôler, collecter et assurer le traitement des archives produites.

Effectuer des recherches à la demande des services, des élus et du public.

 

MUSÉE :

Assister la Directrice des Moyens Généraux dans les opérations relatives au Musée municipal et l’élaboration d’un parcours muséal.

 

PROFIL RECHERCHÉ :

Connaître l’organisation générale et le fonctionnement de l’administration publique ;

Identifier le fonctionnement des assemblées délibérantes ;

Rendre compte de ses activités et de celles des agents de l’accueil / état-civil ;

Maîtrise l’utilisation du pack office ;

Connaissance de l’outil Berger-Levrault  » état-civil  » fortement apprécié ;

Maîtriser l’utilisation des logiciels : Word, Excel, power point…, logiciels bureautiques.

Sujétions particulières liées à la fonction

Savoir anticiper ;

Être réactif et faire preuve d’une bonne capacité d’adaptation ;

Disposer d’un bon relationnel ;

Faire preuve de discrétion et de déontologie ;

Être très rigoureux dans son organisation ;

Savoir travailler en situation de stress et d’urgence ;

Savoir travailler en équipe ;

Savoir intervenir pour aider un agent en difficulté ou n’ayant pas les arguments appropriés au téléphone ou à l’accueil physique en mairie ;

Être à l’écoute auprès des administrés et des agents de la collectivité ;

L’agent doit être capable d’accompagner les personnes en situation d’handicap.

 

Contrat initial de 3 mois à temps complet.

Ce contrat est susceptible de renouvellement dans le cadre d’un remplacement pour longue maladie

Rémunération statutaire + IFSE : en référence au cadre d’emploi des adjoints administratifs – catégorie C

Expérience souhaitée : confirmée

Télétravail possible : non

Lieu de travail : mairie de Bagnères de Luchon 23 allées d’Etigny